Nos últimos anos, estamos acompanhando uma revolução tecnológica em todos os setores. Processos que antes eram analógicos estão sendo automatizados por computadores e softwares mais modernos. Nesse contexto, surge o certificado digital, ferramenta usada para a assinatura de documentos pela internet.
Assinar documentos pela internet e validar transações é algo extremamente positivo, especialmente para empresas que realizam muitas operações e que precisam desburocratizar processos internos.
Vamos explicar o que são os certificados digitais e como eles funcionam. Também vamos falar sobre os principais benefícios de adotar um certificado digital para você e para a sua empresa.
O que é o certificado digital?
O certificado digital é um documento utilizado para identificar empresas e pessoas físicas pela internet. É uma tecnologia que, por meio de criptografia, fornece autenticidade para informações eletrônicas, validando documentos e assinaturas.
Muitos gostam de comparar o certificado digital com um RG, ou CPF. Na prática, essa tecnologia funciona mesmo desta forma, já que ela armazena informações sobre quase todos os documentos de uma empresa ou pessoa.
Desde 2001, o certificado digital é amplamente usado no Brasil. Todas as operações com essa tecnologia são regulamentas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), entidade que valida esse documento.
Os certificados digitais são emitidos por empresas chamadas de Autoridades de Registro, ou AR, que fornecem uma interface para o registro da certificação digital, conferindo todos os dados e informações do cliente.
Também participam do processo as Autoridades Certificadoras, responsáveis pela emissão, renovação e gerenciamento de certificados.
Como funciona o certificado digital?
Para gerar a identificação de uma pessoa no meio virtual, o certificado digital conta com duas chaves criptografadas. Esse par nunca se repete.
- Chave privada: usada para criptografar dados das empresa e/ou pessoa que atestam a identidade. Pode ser usada para acessar um sistema ou na assinatura de um documento eletrônico. Só empresas com autorização para usar esse certificado, que gerou essa chave, têm acesso a ela.
- Chave pública: essa chave é compartilhada com quem precisa decodificar a criptografia das informações que validam a identidade. Desta forma ela pode ser reconhecida. Para decodificar o que foi criptografado, essa chave precisa usar o par privado, que foi junto a ela.
Quando as chaves do certificado digital entram em contato com a assinatura, o documento é devidamente validado.
Quais empresas devem ter certificado digital?
Qualquer empresa que emite notas fiscais eletrônicas precisa ter certificado digital. Essa é a tecnologia que vai assinar o documento, dando validade a ele em qualquer tipo de transação.
Empresas de todos os segmentos podem contar com certificação digital. Lojas, consultórios médicos, construtoras, escritórios de advocacia e contabilidade… a lista é enorme.
Além da necessidade para a emissão de notas fiscais eletrônicas, a certificação digital também é necessária para processos de:
- Utilização do e-CAC: permite o uso dos serviços que estão disponíveis no site do Centro Virtual de Atendimento da Receita Federal.
- Uso do eSocial: viabiliza a utilização do sistema criado pelo Governo para unificar as informações do Sistema de Recolhimento do FGTS, da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), da declaração do imposto de renda retido na fonte (DIRF), entre outros cadastros.
- Participação em outros compromissos fiscais: por exemplo, por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e do Sistema Integrado de Comércio Exterior (Siscomex).
- Autenticação de e-commerce: um certificado do modelo SSL (Secure Sockets Layer), entre outros, permite uma conexão segura e autenticada em vendas de sites.
Mesmo empresas que exercem outras atividades deveriam aderir ao certificado digital, simplesmente por ser um método de autenticação eficiente e econômico, que deve conquistar o mercado cada vez mais.
Tipos de certificado digital
Os certificados digitais podem ser de vários modelos, que exercem funções diferentes. Os principais do mercado são:
- A1: armazenado diretamente no computador. Possui a validade de um ano. Sua grande vantagem é a agilidade na assinatura de documentos, por não precisar de uma fonte externa para isso.
- A3: pode ter validade de um, dois ou três anos. É armazenado em um token (uma espécie de pen drive). Pode ser levado para qualquer lugar, por ser um elemento físico.
Cada um desses tipos de certificado possui outras subdivisões, como e-CPF, e-Jurídico, entre outros. Também há o documento do tipo S, que é usado para a criptografia de informações que só devem ser acessadas por pessoas autorizadas.
Benefícios do certificado digital
Um negócio que regulariza suas operações por meio de certificados digitais ganha diversos benefícios a curto, médio e longo prazo.
Além de se modernizar, investindo em uma tecnologia que está cada vez mais presente no mercado, você ganha em outros fatores como:
- Redução de gastos
Realizar uma transação de forma analógica gasta tempo e dinheiro. Emissão e impressão de papéis, assinaturas, autenticação do documento, transporte… tudo isso custa caro, e pode ser evitado com a implementação do certificado digital.
Com essa ferramenta, você digitaliza todas as operações, reduzindo a burocracia e economizando dinheiro que seria gasto em coisas desnecessárias. Além disso, para empresas que têm o desenvolvimento sustentável como um objetivo, eliminar a impressão de papéis é um bom negócio.
- Segurança nas operações
Com as normas estabelecidas pela ICP-Brasil, que coordena todas as Autoridades de Registro e Autoridades Certificadoras, você consegue assinar qualquer documento, virtualmente, com o mesmo valor jurídico de uma assinatura manuscrita.
Os dados são criptografados e totalmente protegidos, garantindo a segurança dos dados durante as operações.
Outro aspecto importante da segurança, que é adquirido com assinaturas eletrônicas, é a diminuição dos riscos de acidente. Documentos podem ser perdidos e podem estragar facilmente. Com uma versão digital, proporcionada pelos certificados, você diminui esses riscos, criando também a possibilidade de backup.
- Comodidade e facilidade no uso
Certificados digitais podem ser assinados de qualquer lugar. Essa é uma das grandes vantagens da ferramenta, que oferece comodidade nas negociações. Transações podem ser efetuadas e documentos podem ser validados no táxi, no aeroporto, em casa e em qualquer outro lugar.
Não há necessidade de locomoção. Os envolvidos podem resolver tudo pelo celular, ou computador, em questão de minutos. Esse tipo de recurso facilita bastante as negociações, já que as pessoas podem gastar tempo e recursos em outras coisas mais urgentes. Esses são os principais benefícios da certificação digital: comodidade em todos os momentos.
A Servus é uma Autoridade de Registro (AR) de certificação digital. Trabalhamos com segurança e eficiência, para te ajudar a obter toda a documentação virtual que precisa, regularizando suas operações da melhor forma. Precisa dos nossos serviços? Entre em contato!
