Para se adaptar à pandemia da Covid-19, todas as empresas do mundo precisaram passar por mudanças estruturais e processuais. Com a nova realidade, as adaptações se tornaram cada vez mais voltadas para o meio digital. Para as empresas de certificação digital, a grande mudança foi a adesão à emissão de documentos por videoconferência.
Porém, apesar da importância dessa mudança, a novidade não é tão distante da realidade que as empresas do ramo já viviam antes da pandemia acontecer. O processo de emissão e renovação de certificados digitais já era feito majoritariamente de forma virtual.
O que mudou para as Autoridades de Registro (AR) e as Autoridades Certificadoras (AC) foi a facilitação ainda maior desse processo, que hoje não precisa ter nenhuma etapa presencial. Tudo pode ser feito on-line.
Ainda assim, é importante reconhecer que a implementação desse serviço é um grande avanço, que foi proporcionado mais rapidamente por conta do contexto em que vivemos. Neste artigo, vamos explicar como funciona a emissão de certificados digitais on-line e como isso facilita o trabalho das empresas, colaboradores e clientes. Confira abaixo!
Como é a emissão de certificados digitais por videoconferência?
A emissão de certificados digitais continua sendo bem parecida com o que era feito anteriormente, mesmo com a adesão à videoconferência, que é a grande novidade do momento.
Para obter o certificado, a pessoa interessada deve entrar em contato com uma Autoridade de Registro, ligada a uma Autoridade Certificadora, para escolher um certificado digital. Esse certificado pode ser voltado para pessoas físicas ou pessoas jurídicas.
Antes, esse contato era feito presencialmente. Porém, com a mudança promovida pela Instrução Normativa n.º 5 de fevereiro de 2021 (IN 05/2021), o processo pode ser iniciado sem que a empresa, ou o cliente, precise sair de casa. Basta seguir as instruções do processo, entrando em contato com a AR e agendando uma reunião,
Que tipo de certificado pode ser emitido?
Com as novas regras, foi liberada a emissão dos seguintes modelos de certificado: NF-e (usado na emissão de notas fiscais), e-CNPJ (identidade digital para pessoas jurídicas atrelada ao CNPJ), e-MEI (certificado para micro empreendedores individuais) e e-CPF (versão digital do CPF).
Outros tipos de certificado digital profissionais, usados em diversos segmentos, também foram liberados. São eles: e-Contador (para empresas de contabilidade), e-Jurídico (para advogados da OAB) e e-Saúde (para médicos que precisam assinar receitas de forma digital).
O procedimento de emissão de certificados digitais via videoconferência não é obrigatório, apesar de ser altamente recomendado e comprovadamente seguro.
O que mudou nas regras de certificação digital?
A discussão para implementar a emissão de certificados via videoconferência já existia há anos. Antes, havia uma certa insegurança jurídica, em termos de proteção de dados, para a adesão a esse modelo de atendimento. Com a pandemia, testes foram realizados e a ideia acabou avançando.
Em março de 2020, testes foram realizados pela principal instituição que cuida da certificação digital no Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), que coordena todas as normas que as ARs e ACs devem seguir para atuar no mercado. Com os testes, a emissão via videoconferência foi liberada temporariamente.
Porém, em agosto do mesmo ano, o processo foi suspenso por problemas na validação dos dados via biometria. Sem esse registro, a emissão de certificados digitais por videoconferência perdeu um pouco da segurança do método original. A falha foi corrigida nos meses seguintes pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).
Aprovação da medida
Para corrigir erros e aprimorar a metodologia, o ITI promoveu um estudo para testar essa coleta de biometria na certificação via videoconferência. Com o bom resultado dos testes, o Instituto, junto ao Comitê Gestor da ICP-Brasil, liberaram a geração de certificados digitais por videoconferência. Essa medida foi extremamente benéfica, ajudando nas medidas de distanciamento social, tão importantes nesse momento.
Agora, em 2021, a metodologia de emissão via videoconferência foi totalmente aprovada e implementada por algumas Autoridades Certificadoras. Antes dessa determinação, as empresas só podiam emitir seu primeiro certificado presencialmente. A renovação podia ser feita pela internet, mas a criação era presencial. Finalmente, o processo foi modernizado.
O que eu ganho com a emissão de certificados digitais por videoconferência?
Com certificados digitais gerados por videoconferência, a forma em que os documentos digitais são criados e gerenciados ganha muito em praticidade, agilidade e economia. Esses benefícios podem ser observados tanto para o cliente, quanto para as empresas e colaboradores envolvidos no processo.
No novo processo, Autoridades de Registro como a Servus, economizam com custos logísticos (impressão de papéis, custos de manutenção de escritório, etc.) e em tempo. Sem a necessidade de deslocamento até a empresa ou residência dos clientes, as ARs podem se concentrar em outras atividades.
Também é uma vantagem para o cliente, que não precisa se deslocar até a empresa para conseguir o seu certificado. Sem correr riscos, ele pode participar de todo o processo via internet. É rápido, prático e simples.
Segurança garantida
Com os novos testes, a ITI assegurou que a emissão de certificados via videoconferência é segura. O usuário não precisa se preocupar com a segurança de seus dados. Todos estão devidamente protegidos pelo sistema. É possível assinar todos os documentos e emitir notas fiscais sem sair de casa, por um baixo custo, de forma juridicamente correta.
Em um contexto de pandemia, também há outra segurança adquirida com a certificação on-line. Com as recomendações de isolamento social por parte dos órgãos responsáveis, sair cada vez menos de casa se torna algo importante para qualquer pessoa. Por isso, ter uma solução que garanta os seus direitos, sem a necessidade de exposição, é algo fundamental.
Além disso, esse é um grande passo para o futuro. Com a certificação totalmente on-line, temos um exemplo importantíssimo para outros processos e situações de negócios no meio digital. É um avanço muito bem-vindo, que beneficia milhares de pessoas e torna as operações ainda mais seguras e profissionais.
A Servus está sempre ligada nas novidades do mercado digital. Somos uma Autoridade de Registro (AR), que trabalha com agilidade e segurança para ajudar parceiros em todo o Brasil, independentemente da necessidade. Precisa de documentação digital? Vem falar com a Servus!
