Como tem sido a sua relação de trabalho nos últimos dois anos? Você migrou atividades do dia a dia, como a assinatura de documentos, para o mundo virtual? Com a pandemia, muita coisa mudou, especialmente para as empresas que trabalham com soluções digitais.
A necessidade de praticar distanciamento social fortaleceu ainda mais a ideia de trabalho remoto. Com isso, operações que eram feitas presencialmente migraram para a internet, facilitando ainda mais o nosso dia a dia. Hoje, empresas de todos os segmentos, até mesmo médicos e advogados, conseguem desempenhar parte de suas funções totalmente à distância.
Nesse sentido, o certificado digital se tornou uma ferramenta ainda mais importante para os negócios, de uma forma geral. Essa tecnologia já existe há alguns anos, mas com a pandemia, ela se tornou ainda mais essencial para a atividade empresarial. Com o certificado, é possível assinar documentos sem sequer sair de casa.
Por isso, neste artigo vamos explicar o passo a passo de como assinar um documento digitalmente por meio de certificado digital. Veja abaixo!
Leia também: Como funciona a emissão de certificado digital por videoconferência?
Como funcionam os certificados digitais?
Antes de explicar como é possível assinar documento com certificado digital, vamos recapitular alguns detalhes importantes sobre essa ferramenta, que já foi explorada em outros textos do blog da Servus.
De uma forma geral, podemos dizer que o certificado digital é uma espécie de identidade digital. É um documento de identificação usado para autenticar processos on-line, sem a necessidade de assinaturas manuscritas.
Os certificados digitais geralmente são vendidos em modelo e-CPF (para pessoas físicas) ou e-CNPJ (para pessoas jurídicas). Eles também podem ser de formato A1 (com validade de 1 ano) ou A3 (com validade de até 3 anos). O A1 é vendido como um arquivo digital. Já o A3, costuma ser comercializado como token ou smart card, que são dispositivos de armazenamento.
De qualquer forma, independentemente de modelo e formato de certificado digital, é possível fazer coisas como: assinar documentos e contratos, emitir notas fiscais, preencher a Declaração de Imposto de Renda, acessar portais federais e muito mais.
Quem comercializa os certificados digitais são as empresas consideradas Autoridade de Registro (AR), que fazem a ponte com os clientes no dia a dia, cuidando da operação, e as Autoridades Certificadoras (AC), que criam os certificados em si. A Servus é um exemplo de AR.
Como assinar documentos?
Assinar documentos usando um certificado digital é muito simples. Em primeiro lugar, você deve comprar e validar o seu certificado com uma AR de confiança. Atualmente, é possível fazer isso de forma presencial, semipresencial (com validação on-line) e por videoconferência. Nesse último formato, você consegue fazer todo o processo de certificação sem sair de casa.
Depois de comprar, emitir e validar o certificado digital com a sua AR de confiança, você terá em mãos o e-CPF, ou e-CNPJ. Agora, é possível assinar qualquer documento enviado por arquivo on-line. Neste artigo, vamos ensinar a assinar os dois formatos mais comuns: PDF e Documento de Texto (.docx).
Para assinar documentos em formato PDF, você vai precisar do programa Adobe Reader, além do certificado digital. No caso do Documento de Texto, a assinatura é feita no próprio Word, ou programas semelhantes. Vamos falar sobre cada um abaixo!
Assinando arquivos em PDF no programa Adobe Reader
Depois de baixar o seu documento em PDF, você deve inserir o arquivo no Adobe Reader, programa que funciona como um leitor de arquivos PDF.
Leia todas as informações do documento, para ver se está tudo dentro das normas. Se estiver tudo ok, tudo o que você precisa fazer é clicar na opção “ferramentas”, que está no menu superior. Depois, selecione a opção “certificados” e em seguida clique em “abrir” para continuar o processo de assinatura. Na barra superior, a opção “assinar digitalmente” ficará disponível. Clique nela.
Por fim, vá à parte do texto em que a assinatura deve ser colocada e desenhe um quadro, que vai criar o espaço da assinatura, com o mouse. A partir daí, o sistema passa a identificar os certificados disponíveis no seu computador. Basta escolher o documento correto, selecionar e clicar em “assinar” para finalizar a assinatura do seu documento.
Assinando arquivos em docx no programa Word
Para arquivos docx, você vai precisar usar o Word, programa padrão do Windows para arquivos com essa extensão. No Word, acesse o documento que deve ser assinado. Após verificar todas as informações, selecione a opção “arquivo” e em seguida “informações”.
Clique em “proteger documento” e em seguida selecione a opção “adicionar uma assinatura digital”. Na janela de informações, preencha tudo o que for solicitado pelo programa, com todos os dados necessários. Em seguida, é só inserir o seu certificado digital. Depois, clique na opção “aprovou esse documento” e em “assinar” para finalizar todo o processo.
É importante destacar que os processos citados acima são válidos para o Adobe Reader e o Word. Outros programas semelhantes, que também podem ler esse tipo de arquivo, certamente possuem funcionalidades e usos diferentes.
No fim das contas, o importante é ter em mente que, para assinar documentos digitalmente, você precisa ter o certificado digital instalado no computador, junto a um programa de leitura de arquivos.
Onde compro um certificado digital?
Para ter um certificado digital com bom atendimento e suporte necessário, é preciso buscar uma empresa que ofereça um serviço de qualidade e confiança. Esse é o trabalho que a Servus Certificadora tem desenvolvido ao longo dos anos.
Somos uma Autoridade de Registro (AR) certificada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). Também somos parceiros do Grupo Infoco, uma rede de empresas especializadas em soluções digitais, que oferece um enorme acervo de possibilidades para quem faz negócios pela internet.
Atualmente, estamos emitindo certificados digitais nos modelos A1 e A3, por videoconferência. Ou seja, por meio totalmente on-line, você consegue obter o documento que precisa para assinar seus contratos, notas fiscais e realizar diversos outros serviços.
Entre no nosso site para fazer um orçamento de certificado digital. Ainda tem alguma dúvida? Então fale conosco!